Холистическое оздоровление Холистическое оздоровление

Планирование времени. Как сохранять контроль за своими делами в современном ускоряющемся мире

05 Окт, 2016   в 00:39

Современность, с её всё возрастающими скоростями накопления и движения информации, предъявляет всё более жёсткие требования к способности человека обрабатывать эту информацию, выделяя из неё полезные для себя сведения и отсеивая ненужное. И каждая новая порция информации может поставить перед человеком новую задачу, которую ему будет необходимо выполнить, или он просто подумает, что неплохо бы нечто сделать.

Таких задач становится всё больше, «хотелки» у современного человека давно не влезают в размер его свободного времени.

195983_original

Поэтому как никогда становятся актуальными методики управления задачами (тайм-менеджмент), давно используемые, например, в корпоративной среде, которая уже в полной мере испытала на себе это увеличение информационных потоков. Ведь сейчас это увеличение начинает касаться жизни каждого человека, поэтому необходимо нарабатывать инструменты для сохранения внутреннего спокойствия и равновесия в этом море быстрых информационных ручейков.

Тайм-менеджмент сейчас необходим всем людям, которые ведут насыщенную событиями и делами жизнь, и при этом хотят не испытывать постоянного беспокойства о том, а не забыли ли они сделать что-то важное?

Тайм-менеджмент уже превратился из инструмента организации и планирования рабочего процесса руководителей в более универсальный инструмент планирования и организации жизни в целом любого человека – разработаны и соответствующие методики, и инструменты.

Зачем же нужен тайм-менеджмент обычному активному современному человеку?

Есть такое состояние, нередко возникающее, когда ты не уверен, а не забыл ли ты о чём-то важном? О важном деле, важной встрече, важной дате. Это чувство иногда реально становится “черной дырой”, в которую незаметно утекает энергия. Человек, со временем, это замечает (запасы энергии у нас не бесконечны) и начинает чувствовать состояние, которое я бы назвал знакомыми словами “куча дел навалилась”. Это состояние “заваленности делами” – очень непродуктивное состояние подавленности, когда у тебя в голове одновременно “куча дел”, и ты понимаешь, что все их переделать очень сложно.

Причём “дела” – это не только рабочие дела, но и личные. Они так же присутствуют в сознании, и занимают в нём своё место, высылая “напоминания о себе”.

Сколько раз я замечал, что какая-то задача постоянно “всплывала”, напоминая, что надо её уже сделать. Причём всплывала совершенно неожиданно, отвлекая от текущего рабочего процесса, а потом “уплывала” обратно. Это могло быть и не столь важное дело. Например, назначить на работе телефонную конференцию по вопросу, который давно “подвис” и про него забыли, или разобраться с сотней писем в рабочей электронной почте, или рассортировать уже фотографии на жестком диске, или привести в порядок электронную библиотеку, чтобы скопировать её на электронную книгу, или разобрать какие-то старые ящики и коробки, чтобы выкинуть оттуда всё ненужное, и т.д., и т.п. От невыполнения этих задач никому плохо не будет, ничего страшного не случится, но улучшиться общая организованность пространства жизни – и личной, и рабочей. Поэтому эти задачи часто “забиваются” более важными задачами, требующими немедленного или быстрого реагирования. В итоге, возникают ощущения загнанности бегом рутины (этими самыми “немедленными” и “быстрыми” задачами), и заваленности делами, потому что в сознании постоянно всплывают напоминания о других делах.

Для организации текущих и предстоящих задач и применяется тайм-менеджмент. Сейчас существует множество методик тайм-менеджмента, основанных в основном на иерархичности (различные А-В-С методики), которые предписывают создать список дел и расставить для них приоритеты. И разносить эти дела по календарю в соответствии с этими приоритетами. Но всё ускоряющий ритм жизни делает эти списки и иерархичные методики всё более неэффективными. В текущий, уже распланированный, день, может ворваться какая-то очень важная задача, требующая быстрого решения, и сломать весь составленный график. В итоге человек или переносит эти задачи, увеличивая последующую нагрузку, или, например, задерживается допоздна на работе, чтобы доделать запланированные дела.

Иерархичные методики рекомендуют планировать не 100% времени, а оставлять некоторый резерв для этих неожиданных происшествий, размер этого резерва разнится от методики к методике. Но если ничего срочного не произошло, то что с этим резервом в примерно 20% времени делать?

196371_original

Опробовав различные техники, я остановился на методике Дэвида Аллена, которая в русском переводе называется “Как привести дела в порядок”, а в английском оригинале – “Getting Things Done”, широко известная в мире GTD. Она мне понравилась простотой, понятностью, и применением принципов планирования и принятия решений, естественных для нашего мозга. И особенно тем, что любой пункт плана доводится до точки под названием “следующее конкретное действие”. Например, в календаре оказывается не абстрактное “обсудить рабочую проблему Х с коллегами” а “позвонить Васе и назначить с ним и его отделом аудиоконференцию по проблеме Х”.

Новое издание книги “Как привести дела в порядок” от 2015 года, где в рекомендациях уже учитывается наличие различных электронных устройств (тех же смартфонов) и электронных систем и сервисов, можно скачать по ссылкам: для ПК и ноутбуков, для смартфонов/планшетов/электронных книг.

Методика рекомендует разбить процесс первичного внедрения системы в свою жизнь на несколько этапов.

Первый этап – это сбор всех текущих дел, которые нужно сделать. Нужно просто взять в руку лист бумаги и ручку, или сесть за компьютер и просто выписать ВСЕ дела, которые нужно сделать. Все волнующие проблемы, все идеи и т.п. Выписывать надо всё, что есть сейчас в голове и всё, что в неё придёт в процессе сбора. Рядом могут соседствовать такие дела, как “улучшить экологию на Земле” и “купить корм кошке”, и это нормально. Рекомендовано так же собрать в одно место все бумажные материалы, или разрозненные по компьютеру (часто по рабочему столу) файлы, и все другие важные материалы (безделушки, заготовки и т.п.). Таким образом, “материалы” понимаются в широком смысле. Это всё, что напоминает вашему сознанию о том, что нечто надо “сделать”.

Второй этап – это прояснение, “что это”? Причем очень важно проводить прояснение в том порядке, в котором эти дела и материалы оказались собраны, а не поддаваться искушению перескакивать с “неважных” дел на более важные. Всё, что оказалось собранным и ещё будет собрано в результате неожиданного вспоминания, важно для сознания одинаково. Иначе, эти дела просто не находились бы в вашем сознании. В целом задачи делятся на требующие и не требующие действий. Эти две категории, в свою очередь, так же делятся на несколько подкатегорий.

Вот так выглядит это дерево GTD:

img-20161005-wa0000

Интересное “правило двух минут” – если для выполнения дела нужно менее 2 минут, то лучше его сделать сразу, т.к. контролировать его выйдет дольше, чем сделать. Причем 2 минуты – это некий усреднённый показатель, и его вполне можно подстроить под себя, назначив себе 30 секунд или 5 минут, или 10.

Например, звонок в магазин с целью узнать, привезли ли заказанный товар, займёт менее двух минут. Но пока звонок не сделать, сознание будет периодически напоминать о нём, отвлекая от текущей задачи и мешая сосредоточенно работать.

Пройдя по этому дереву с усердием, можно в итоге получить систему, которая снимет напряжение “груза невыполненных дел”, а напоминания о несделанных делах перестанут “выскакивать” в хаотичном порядке. Ведь когда по каждому проекту (под проектами понимается любое дело, для выполнения которого нужно более одного шага) определены конкретные действия, все сопутствующие материалы организованы удобным образом, а всем важным делам и событиям, привязанным к конкретной дате, выставлены напоминания, можно уже не держать в голове кучу дел. Нужно будет просто просматривать данные своей системы и постепенно выполнять то, что там есть.

Организовав удобную систему планирования и контроля за делами, систему автоматических напоминаний, можно, придя домой, больше не думать о работе. Просмотрев дома данные своей системы, вы не забудете, что через неделю будет день рождения одного из друзей, а через выходные у вас назначен совместный поход в кино с Ивановыми и надо будем им через 5 дней позвонить и напомнить. Современные технологии позволяют нам собрать все свои дела в одном месте – в каком-нибудь программном обеспечении, на переносном жестком диске или флешке. И настроить напоминания с помощью различных электронных календарей, которые будут высылать автоматические напоминания о важных делах вам на телефон. Даже в виде СМС, поэтому для этого не обязательно иметь смартфон.

Очень важно быть уверенным в своей системе – что она не подведёт, что вы точно собрали все свои дела, определили по ним конкретные действия, и расставили напоминания по делам и событиям, привязанным к дате. Со временем просто входит в привычку любую новую задачу заносить в список отложенных задач, если она не требует безотлагательной реакции, и не решается за две минуты. Тогда можно спокойно вернуться к продолжению выполнения текущей работы, будучи точно уверенным, что задача сохранена в списке, и скоро вы к ней вернётесь и определите по ней конкретное действие.

Таким образом, энергия, которая ранее тратилась на удержание в сознании десятков дел и спонтанные напоминания о них, может быть направлена на более эффективное решение любых других вопросов. А спокойствие, которое приходит, когда есть уверенность, что все напоминания о делах придут вовремя и ничто не забыто, точно улучшит качество жизни.

Я почувствовал это на себе. Начав использовать эту методику в 2010 году для своих рабочих задач, я, затем, постепенно расширил её применение и на другие аспекты своей жизни. Теперь и личные задачи любого масштаба поддаются организации в созданной системе. Если входящий поток информации чем-то интересен и не был отсеян, как «мусор», то он классифицируется в соответствии с методикой. И заносится либо в «справочные материалы», либо в список «когда-нибудь», где находятся все «хотелки», либо переходит в список активных задач – тогда в календарь на конкретную дату заносится следующее конкретное действие.

Такая организация, во-первых, позволяет получить контроль над своими задачами и более точно планировать время. Во-вторых, позволяет концентрироваться на действительно важных для меня делах, не разбрасываясь на мелочи. В-третьих, позволяет выделить себе время на любимые хобби, не задумываясь о том, что вместо хобби можно было бы сделать «что-то полезное». Ведь всё полезное уже распланировано и будет сделано в своё время, а человек не робот, чтоб всё время работать. И в-четвёртых, позволяет полноценно отдыхать, не думая о том, а не забыл ли ты сделать что-то важное.

Например, если календарь на неделю уже и так забит важными и/или обязательными делами, а тут появляется какое-то новое увлекательное, но не обязательное дело, то им можно и пожертвовать. Для начала, просто внеся в список своих «хотелок». Но не отнимать у себя время восстановительного отдыха, без которого никакая эффективная работа невозможна, с полноценным отключением от средств связи и выполнения любых дел.

Желаю вам всё успевать и быть полными сил и радости)

Комментарии

( 13 комментариев — )

vbob
05 Окт, 2016 10:33

Спасибо! Очень интересно!!!

Oleg
30 Окт, 2016 22:58

Рад, что понравилось:)

mariya_mekh
05 Окт, 2016 12:29

Олег, тебе большая благодарность за знакомство с тайм-менеджментом, и именно с книгой Дэвида Аленна “Как привести дела в порядок”. 
С этой книги началось моё более осознанное планирование дел.
До этого были листочки, записочки, блокноты и практически от них не было пользы, так как законченности не было, структуры. 
Структуру я получила от GTD, она логична, и если вначале вложиться (её изучить), то потом она является прекрасным помощником в планировании. 
Я честно говоря, только с третьего захода (прочтения книги и попытки ввести в жизнь) таки ввела эту систему в свою жизнь:)

Могу сказать, что энергия реально перестала сливаться на обдумывания тысячи дел одновременно.
Так как всё фиксируется – то тревоге негде разгуляться:) 

Так же для меня было открытием расписывать дело до момента конкретного действия. 
У меня всегда была конечная цель записана,и от этой записи двигалось дело не лучше:)  
А с появлением записи о конкретном действии для продвижения дела – дело реально стало двигаться!

Олег, благодарю тебя за этот чудесный дар! Надеюсь он многим принесет пользу!

Oleg
30 Окт, 2016 22:59

Хорошо, что получилось в жизнь внедрить систему:) Чем дальше – тем больше нюансов и каких-то личных находок появляется.
Я тоже надеюсь, что польза людям будет.

ALG
12 Окт, 2016 00:15

Спасибо, Олег, очень интересно! 
Многое отсюда я интуитивно уже делаю, но нашел для себя ряд нюансов, которые несомненно введу в практику!

На первый взгляд, вроде бы  какое отношение имеет тайм-менеджмент к оздоровлению?
А вот на самом деле – ПРЯМОЕ!!!

Без упорядочивания ума здоровье не собрать – это уж однозначно!
Нервная система расшатывается и разбалтывается у нас именно из-за хаоса ума.

Поэтому такие вот техники самоорганизации очень важны!

Спасибо за этот пост! Надеюсь, ты  продолжишь прорабатывать эту нашу Синюю Линию и далее:)

Oleg
30 Окт, 2016 23:04

Техника очень помогает собрать ум, хорошо подмечено:) А линию, конечно, продолжу прорабатывать.

Alexander
14 Окт, 2016 22:19

Олег, спасибо тебе за такое подробное описание подхода к управлению временем. В современном мире без упорядочивания дел уже никак не обойтись. Или дела будут контролировать человека, или человек будет контролировать дела. Конечно, полный контроль над делами получить сложно, так как всегда есть место неожиданности. Но можно хотя бы получить частичный контроль над рутинными, повторяющимися делами. И тогда на помощь приходят различные методики. 

Я попробовал разные методики и из того, что у меня прижилось могу отметить “правило двух минут” – очень эффективная методика. Все эти “двухминутные” дела часто занимают всего полчаса времени в начале дня, но зато потом они, будучи выполненными, не оттягивают внимание на себя и позволяют спокойно заниматься более масштабными делами, которые уже можно расположить в порядке приоритета важности.

Также я практикую технику “выдерживания” задачи. Некоторые задачи заведомо откладываю и слежу за реакцией окружающих. Про срочные задачи, которые надо сделать, обязательно – напомнят. Такие задачи включаю в график и выполняю. А про задачи, которые можно не делать, часто забывают. И как потом оказывается – и правильно. Не такие уж они были и важные. А иногда даже наоборот – суетные и не несущие никакой пользы.

Oleg
30 Окт, 2016 23:09

Про выдерживание задач тоже знаю, и на работе иногда практикую. Даже некая схемка есть: когда приходит задача, надо выполнить 4D. Сначала простое “Don’t do it”, т.е. просто не делать. Если напомнят – то “Delay”, отложить. Затем – “Delegate”, попытаться кому-то перепоручить задачу. И только после всего этого Do it – выполнить.  Эти 4D тоже в некоторых ситуациях хорошо работают.

mefrokem
15 Окт, 2016 17:05

Очень полезная информация, Олег, очень признателен, что ты эту тему здесь осветил. Как всегда жизнь мудро и своевременно подкинула нужные сведения) Обязательно начну применять эту методику, ибо тема структурирования дел весьма актуальна.

Oleg
30 Окт, 2016 23:10

На здоровье:) Если будут вопросы – задавай, разберёмся.

LenaLi
30 Окт, 2016 14:28

Олег, как ты в тему написал это пост. Спасибо тебе. У меня полный завал дел. И действительно старый тайм менеджер дел уже не справлялся с таким потоком и скоростью. Книга раскрывает сполна новый подход. Спасибо тебе, что поделился с нами своей находкой.

Oleg
30 Окт, 2016 23:11

На здоровье:) Этот подход как-раз заточен на разгребание накопившихся завалов. Уже простое описание “завала” и его структурирование иногда очень сильно помогает психологически, и чувствуешь облегчение.

Oleg
30 Окт, 2016 23:03

Польза от структурирования и периодического просмотра дел очень большая. Помогает быть в курсе текущих проектов и договорённостей. В последнее время эта система всё чаще предохраняет меня от принятия на себя дополнительных задач, которые пока не размещаются в текущем потоке дел, но принятие которых потребует немедленных вложений.

( 13 комментариев — )